5 leviers de coûts à actionner dès maintenant avec vos services externalisés

En période de perturbations importantes des chaînes logistiques, il est facile pour les responsables des achats de ne penser qu’aux dépenses directes. Mais il est tout aussi important de s’assurer que les contrats de services externalisés génèrent bien de la valeur ajoutée.

Nous vivons dans un monde en constante évolution, où ce qui avait été prédit comme une année prospère pour une entreprise peut se transformer en une lutte pour la survie en raison d’un ou plusieurs évènements sur lesquels elle n’a aucun contrôle. Alors que le monde continue à se mobiliser pour lutter contre les vagues successives du COVID-19, certaines entreprises sont confrontées à une réduction importante de leurs revenus et/ou de leurs marges, ce qui les oblige à se serrer la ceinture et à rechercher des économies supplémentaires.

En temps de crise, la plupart des organisations suivent le même schéma et concentrent leurs efforts de réduction des coûts sur les coûts salariaux et les dépenses directes.

Pourquoi en est-il ainsi ? Les entreprises peuvent considérer leurs catégories directes comme plus critiques pour l’entreprise, ou croire qu’elles peuvent en tirer une plus grande valeur en gérant plus étroitement leur supply chain. Pour un nombre croissant d’entreprises, cependant, les services externalisés constituent le cœur d’activité. Et en se concentrant sur les bons leviers de coûts, l’examen de ces contrats de services pourrait permettre de réaliser autant d’économies voire davantage que les dépenses directes.

Agir sur les leviers de coûts
La structuration d’un contrat de services peut sembler différente de celle d’un contrat classique de biens et services. De nombreux professionnels passeront toute leur carrière sans créer un seul appel d’offres pour un service externalisé.

En réalité, il n’y a pas une grande différence au-delà de ce qui est fourni par le fournisseur. Les services d’achat ont toujours besoin de savoir que les fournisseurs sont capables de répondre aux exigences de l’entreprise. Un contrat solide doit être mis en place pour garantir que les services sont fournis de manière efficace et effective.

Et lorsqu’il s’agit de leviers de coûts, il n’est pas nécessaire de partir d’une feuille blanche alors que des stratégies d’achat éprouvées feront toujours l’affaire. Il faut mettre en évidence cinq leviers de coûts clés :

1. Payer le bon prix
Les entreprises doivent être un peu plus curieuses et initier une relation plus approfondie avec le fournisseur pour comprendre comment il fournit les services. Cela permettra de mieux comprendre comment le service est construit, mais aussi ce qui détermine les coûts, et donc le prix économique.

Les services qui font l’objet d’une forte demande, mais dont la capacité est réduite et où il y a moins d’employés capables de délivrer un service de qualité, coûteront plus cher aux organisations. Sur le marché des services informatiques, la disponibilité de la main-d’œuvre possédant telle ou telle compétences est le principal facteur de coût. À chaque baisse de la demande de ces compétences, les tarifs des services externalisés diminuent.

Être clair sur la façon dont le coût de la main-d’œuvre a influencé votre prix est un excellent moyen d’actionner ce levier de coût particulier.

2. Comprendre le coût total
L’examen des coûts par les services d’achat doit aller au-delà du prix payé. Il existe d’autres facteurs à prendre en compte, tels que la qualité du support et le respect des accords de niveau de service (SLA). Il s’agit du coût total ou TCO.

Vous avez obtenu un bon prix pour votre contrat de service de base ? Très bien ! Mais avez-vous discuté et convenu d’un prix pour le service après-vente ? Ou convenu du nombre de personnes affectées à votre contrat ? Ou combien vous payez pour le stockage sécurisé des données ? Il est essentiel de comprendre l’ensemble du tableau au-delà du prix de base.

Si vous cherchez uniquement à réaliser des économies sur le prix de base en réduisant la marge de votre fournisseur, celui-ci cherchera à déplacer ou à dissimuler des coûts ailleurs. Quelle que soit la qualité de l’accord que vous pensez avoir conclu au départ, si vous ne suivez pas le coût total de possession (TCO), vous perdrez probablement les économies que vous avez pu réaliser au départ et vous laisserez ce levier de coût non utilisé.

3. Trouver la bonne structure d’accord
L’une des principales décisions qu’une entreprise doit prendre concernant ses services est le modèle ou la structure de l’accord. Dans le cadre de l’externalisation des services, un service entièrement géré peut être très attrayant pour une organisation dont des opérations récurrentes sont assurées par un spécialiste externe, l’entreprise étant libre de consacrer son temps et ses efforts à d’autres tâches.

Cependant, les organisations qui utilisent un service géré doivent accepter le fait qu’elles cèdent un certain niveau de contrôle, ce qui augmente leur risque. Le service des achats doit toujours comprendre ce qui se passe en terme fonctionnel avec le fournisseur de services externalisés.

Les entreprises peuvent également choisir de recourir à l’externalisation à la demande, où elles paient pour le support en fonction du nombre de fois où il est utilisé, ou à un service « Break/Fix » où elles ne paient que pour le travail effectué. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse car cela varie d’une organisation à l’autre. L’important est de choisir la bonne option.

4. Innovation
Lorsqu’il s’agit de réduire les coûts, l’innovation est une pièce essentielle du puzzle qu’il ne faut pas manquer. Et lorsqu’il s’agit de tirer le levier des coûts de l’innovation pour les services d’externalisation, l’accent doit être mis sur la  » Big I  » Innovation (c’est-à-dire la transformation numérique), plutôt que sur la  » Little i  » innovation (c’est-à-dire les activités d’amélioration continue).

Comme pour les autres leviers de coûts que nous avons montrés, l’innovation qui est examinée dans d’autres domaines de l’entreprise peut tout aussi bien être appliquée à l’externalisation également. Considérez tous les favoris actuels du secteur tels que l’automatisation des processus robotiques (RPA), l’IA et l’apprentissage automatique – ils peuvent avoir un impact sur les coûts.

Cependant, malgré l’importance croissante accordée à l’innovation dans l’externalisation, de nombreuses organisations manquent encore la cible. Il y a beaucoup à gagner à déployer ce levier de coûts de la bonne manière et au bon moment.

5. Ingénierie financière
Le levier de coût numéro 5 pousse plus loin la modernisation et la transformation numérique que l’on trouve dans l’espace d’innovation : lorsqu’il s’agit du concept d’innovation, il ne s’agit pas seulement pour l’entreprise de définir des activités pour différents domaines de ses catégories, mais davantage de la façon dont elle modernise l’ensemble de la solution.

Il est important de recourir à l’ingénierie financière pour obtenir l’impact nécessaire sur les bénéfices, car la mise de fonds ou l’investissement initial dans l’ensemble de l’entreprise sera nettement supérieur à celui d’un service qui n’inclut pas ce type de résultats. Les organisations peuvent choisir d’examiner d’autres sources de financement, d’évaluer des coentreprises potentielles ou des services gérés avec des marges flexibles (conformément à l’ingénierie financière traditionnelle). Utiliser ce levier de coût, c’est faire preuve de créativité et peut-être emprunter le chemin le moins fréquenté pour réussir.

Tirez les leviers avec précaution
Les 5 leviers de coûts pour les services externalisés représentent une stratégie individuelle et collective de réduction des coûts dans le domaine des services externalisés. En actionner un seul serait efficace, mais les utiliser tous d’une manière ou d’une autre pourrait également donner d’excellents résultats.

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